Office Assistent in Baarn, Nederland

Als Sales Support Coördinator ondersteun je het commerciële team en zorg je dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je bent verantwoordelijk voor onder andere de administratie rondom trainingen, contracten en inkooporders. Ook beheer je de salesmailbox, houd je het CRM systeem bij en ondersteun je bij offertes.

Je werkt nauw samen met verschillende collega’s en houdt goed overzicht. Je denkt vooruit, signaleert wat er moet gebeuren en zorgt dat alles op tijd geregeld is. Zo kan het commerciële team zich volledig richten op klanten en groei.

Wat ga je doen?

Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend. Je beheert zelfstandig verschillende commerciële en administratieve processen, waaronder:

Trainingen
• Coördinatie van trainingen, van offerte en inschrijving tot planning en organisatie.
• Beheer van de trainingsmailbox en contact met deelnemers en klanten.
• Opstellen en opvolgen van offertes, verwerken van inschrijvingen en verzorgen van certificaten.
• Ontvangst van deelnemers en regelen van praktische zaken, zoals lunch.

Contracten en inkooporders
• Bewaken van contracten, looptijden en verlengmomenten.
• Bijhouden van de contractadministratie en voorbereiden van benodigde documenten.
• Opvragen en opvolgen van ontbrekende inkooporders en getekende opdrachten.

Offertes en commerciële ondersteuning
• Opstellen en actief opvolgen van offertes.
• Ondersteuning van Sales, New Business en Customer Success bij commerciële en administratieve werkzaamheden.
• Bewaken van acties en afspraken.

Salesmailbox en CRM
• Beheren en beoordelen van de centrale salesmailbox.
• Doorzetten van aanvragen naar de juiste collega en bewaken van de opvolging.
• Verwerken en bijhouden van klant- en commerciële gegevens in het CRM.

Organisatie
• Ondersteuning bij klantevenementen, relatiedagen en andere commerciële activiteiten.
• Regelen van praktische zaken rondom klantafspraken en bijeenkomsten.
• Ondersteuning bij overige administratieve en organisatorische werkzaamheden.

• Mbo- of hbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring in een commerciële, administratieve of ondersteunende functie. Ervaring met software of SaaS is een pré.

• Proactief, zelfstandig en verantwoordelijk.
• Nauwkeurig en goed in het bewaren van overzicht en deadlines.
• Commercieel ingesteld en sterk in communicatie en klantcontact.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels taal. 
• Je vindt het leuk om mee te denken over het verbeteren van processen.

• Een parttime functie van 32 uur per week, van maandag t/m donderdag. Op de vrijdag ben je lekker vrij. 
• Een salaris vanaf €2800 - €3.500 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring.
• 28 vakantiedagen per jaar bij een fulltime dienstverband, plus een extra dag per ziektevrij kwartaal.
• Goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• Lunch van de zaak.
• Mogelijkheden voor opleidingen en persoonlijke ontwikkeling.
• een informeel team met regelmatig borrels, BBQ’s en uitjes.
• Eens per 4 weken stoelmassage op kantoor.