Bedrijfsprofiel
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.
Beschrijving functie
functie omschrijving
• Maakt en bewaakt afspraken, plant vergaderingen en beheert de agenda van de MT leden;
• Fungeert als aanspreekpunt voor het MT;
• Plant activiteiten, volgt en bewaakt de uitvoering en rapporteert daarover;
• Verstrekt zowel mondeling als schriftelijk en digitaal informatie aan collega’s;
• Verricht administratief en organisatorisch ondersteunende werkzaamheden, archiveert documenten, handelt correspondentie af, stelt mails;
• Organiseert vergaderingen en notuleert vergaderingen, verzorgt besluiten- en actielijsten, bewaakt de afhandeling en de voortgang van gemaakte afspraken en signaleert knelpunten;
• Organiseert bijzondere bijeenkomsten; regelt daarvoor alle organisatorische en secretariële werkzaamheden, zoals reserveren ruimte en catering, opstellen agenda, uitnodigen deelnemers en desgewenst notuleren.
Jouw profiel
Als managementassistent weet jij als geen ander dat agendabeheer, telefoonverkeer, correspondentie, plannen, organiseren én het omgaan met meerdere mailboxen, gesneden koek is. Ook kun je gemakkelijk schakelen en verbindingen leggen tussen diverse onderwerpen die binnen de afdeling spelen. Wij zoeken een enthousiaste collega die in eerste instantie voor de afdeling Financial Reporting gaat werken maar die ook gemakkelijk de samenwerking opzoekt met de andere Managementassistenten binnen de directie en daar waar nodig collegiaal te hulp schiet. Iemand die een een klantgerichte instelling heeft, assertief is als het moet en beschikt over de nodige flexibiliteit. Daarnaast weet je om te gaan met gevoelige en/of vertrouwelijke informatie en vervul je soms de rol van sparringspartner voor de teamleiders.
Eisen
• Je hebt minimaal één jaar ervaring in een vergelijkbare functie, deze ervaring heb je in de afgelopen 3 jaar opgedaan;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• Kennis van en ervaring met de volgende systemen MS Office,Outlook Oracle en Topdesk;
• Je hebt ervaring met het notuleren van vergaderingen
Wensen
• Je hebt ervaring binnen een gemeente of andere (semi) overheidsinstelling;
• Je bent minimaal in het bezit van een afgeronde mbo-4 opleiding;
De afdeling
De afdeling Financial Reporting (FR) maakt onderdeel uit van het cluster BCO en voert regie op de financiële producten van het Planning & Controlproces, zoals de begroting en de jaarrekening. Met ongeveer 140 collega’s zorgen wij ervoor dat het concern aan zijn begrotings- en verantwoordingsplicht kan voldoen