Ben jij een ervaren managementassistent die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Ben je sterk in organiseren, communiceren en het bewaken van prioriteiten? Dan hebben wij een interessante uitdaging voor je!
Voor een organisatie binnen de ambulancezorg in Nijmegen zijn wij op zoek naar een Managementassistent Ambulancezorg. In deze functie ondersteun je de operationeel directeur en de sector Ambulancezorg. Je werkt in een omgeving waar geen dag hetzelfde is en waar prioriteiten snel kunnen veranderen. Samen met je collega's van het secretariaat zorg je voor professionele managementondersteuning en een goede continuïteit van de werkzaamheden.
Wie zoeken we? Voor deze functie zoeken we een ervaren management- of directieassistent die zelfstandig kan werken, vooruitdenkt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Je bent zorgvuldig, communicatief sterk en weet ook onder tijdsdruk het overzicht te bewaren.
Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:
- Je hebt minimaal 3 tot 4 jaar relevante werkervaring als managementassistent of directieassistent;
- Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en het zelfstandig stellen van prioriteiten;
- Je hebt ervaring met mailboxbeheer, het voorbereiden van vergaderingen, notuleren en het bewaken van actiepunten en besluiten;
- Je kunt hoofd- en bijzaken goed van elkaar onderscheiden en denkt proactief mee;
- Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en neemt verantwoordelijkheid voor je werkzaamheden;
- Je blijft rustig en flexibel wanneer omstandigheden of prioriteiten veranderen;
- Je bent beschikbaar voor 32 tot 36 uur per week;
- Je bent bereid om bij aanvang van de opdracht een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te leveren.
Ervaring binnen een zorgorganisatie, overheid, veiligheidsregio of andere publieke organisatie is een pré. Ook ervaring met ondersteuning op directie- of managementniveau in een bestuurlijk gevoelige omgeving is mooi meegenomen.
Wat bieden wij je? - Een bruto maandsalaris tussen € 3.228 en € 4.346 op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur, afhankelijk van je kennis en ervaring;
- Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer.
- Eindejaarsuitkering: 8,33% van het in het kalenderjaar verdiende salaris, uitbetaald in december.
- Vakantiegeld: 8,33%, uitbetaald in mei.
- Vakantie-uren: 172 uur per jaar bij een fulltime dienstverband van 36 uur.
- Persoonlijk Levensfasebudget (PLB): 35 extra uren per jaar bij een fulltime dienstverband voor medewerkers geboren in of na 1960.
- Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden: onder meer mogelijkheden om arbeidsvoorwaarden fiscaal gunstig af te stemmen.
- Een werkweek van 32 tot 36 uur;
- Een uitdagende functie waarin je zelfstandig werkt en nauw betrokken bent bij de ondersteuning van het management;
- De mogelijkheid om op korte termijn te starten.
Functieomschrijving Als Managementassistent Ambulancezorg ben je een belangrijke organisatorische en secretariële ondersteuning voor de operationeel directeur. Je houdt overzicht, denkt vooruit en weet zelfstandig de juiste prioriteiten te stellen. Je werkt nauw samen met de secretaresse die de managers ondersteunt. Jullie hebben ieder een eigen aandachtsgebied, maar zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een goed functionerend secretariaat.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het zelfstandig beheren en bewaken van de complexe agenda van de operationeel directeur en de agenda van de sector Ambulancezorg;
- Het efficiënt plannen van afspraken en afwegen van verschillende belangen en prioriteiten;
- Het beheren en verwerken van de directiemailbox en andere mailboxen binnen Ambulancezorg;
- Het zelfstandig oppakken en afhandelen van binnenkomende verzoeken en werkzaamheden;
- Het voorbereiden en organiseren van vergaderingen en overleggen;
- Het notuleren tijdens overleggen met onder andere het management, de Cliëntenraad en zorgverzekeraars;
- Het bewaken van gemaakte afspraken, actiepunten en genomen besluiten;
- Het onderhouden van contacten met interne collega's en externe partijen, zoals gemeenten, ketenpartners en zorgverzekeraars;
- Het afstemmen van werkzaamheden met de secretaresse van de managers en elkaar ondersteunen bij afwezigheid of piekbelasting.
Je zorgt ervoor dat afspraken goed georganiseerd zijn, informatie tijdig wordt verwerkt en het management kan vertrouwen op een professionele ondersteuning.