Coördinator Vastgoedbeheer in Baarn, Nederland

Als Coördinator Vastgoedbeheer ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie en uitvoering van het beheer van een vastgoedportefeuille met circa 65 locaties verspreid over Nederland. Jij gaat bestaande processen aan de hand van data inventariseren, structureren en optimaliseren van het vastgoed van onze opdrachtgever. Jij zorgt er tevens voor dat onderhoud, contracten en afspraken soepel verlopen. 

Je maakt deel uit van een expertiseteam dat ondersteunt bij huisvestingsvraagstukken. Het team bestaat uit twee regiovastgoedbeheerders en een backofficemedewerker voor de verhuuradministratie. Als Coördinator Vastgoedbeheer zorg je voor een goede samenwerking en verbinding tussen de verschillende werkzaamheden. Je combineert een praktische aanpak met organisatorisch inzicht en zorgt ervoor dat processen, communicatie en administratie op orde zijn. Zo creëer je synergie binnen het team en draag je bij aan een efficiënt vastgoedbeheer.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Coördineren van onderhoud aan gebouwen en technische installaties, op basis van meerjarenonderhoudsplannen en vastgesteld beleid;
• Uitvoeren en bewaken van inkoop- en contractbeheer, waaronder het opvragen en beoordelen van offertes en het maken van afspraken met leveranciers;
• Coördineren van de verhuur van locaties, waarbij je rekening houdt met veiligheid en een goed verloop van het verhuurproces;
• Onderhouden van contact met gebruikers, lokale beheerders, leveranciers en andere betrokken partijen;
• Ondersteunen en het geven van advies bij technische, bouwkundige en organisatorische huisvestingsvragen;
• Bewaken van de voortgang, kwaliteit, kosten en gemaakte afspraken;
• Verzorgen van een zorgvuldige administratieve vastlegging en bijdragen aan rapportages en budgetbewaking.

Je standplaats is het kantoor in Baarn. Vanuit daar werk je nauw samen met collega's uit verschillende teams en met externe partijen. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken en neemt initiatief om het vastgoedbeheer verder te organiseren en te verbeteren.

Je bent een zelfstandige en proactieve organisator die overzicht houdt wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet mensen en processen met elkaar te verbinden. Je communiceert helder, denkt in oplossingen en durft binnen je verantwoordelijkheid beslissingen te nemen.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Je hebt hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur in vastgoedmanagement, facility management, bouwkunde, technische bedrijfskunde of een vergelijkbare richting;
• Meerdere jaren relevante ervaring in vastgoedbeheer, huisvesting, facilitair management, property management of contractmanagement;
• Ervaring met het coördineren van onderhouds- en dienstverleningsprocessen en het aansturen van afspraken met leveranciers;
• Je bent bekend met contracten, offertes, prestatieafspraken en budgetbewaking;
• Je kunt goed samenwerken met uiteenlopende stakeholders, zowel intern als extern;
• Je hebt ervaring met projectmatig werken en het opstellen of verwerken van rapportages;
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed overweg met administratieve en beheersystemen. Ervaring met financiële systemen, Power BI en Ultimo is een pré;
• Ervaring binnen maatschappelijk vastgoed, een stichting, vereniging, zorg- of onderwijsorganisatie is mooi meegenomen.

Je komt te werken bij een organisatie die volop in ontwikkeling is en werkt met medewerkers, vrijwilligers en externe professionals.

In deze functie krijg je een afwisselende en verantwoordelijke rol waarin je bijdraagt aan goed georganiseerd vastgoedbeheer. Je werkt samen met betrokken collega's en hebt contact met uiteenlopende partijen.

Verder kun je rekenen op:

• Een salaris dat past bij jouw kennis en ervaring;
• Een functie voor 32-36 uur per week , waarbij je jouw werkdagen flexibel kunt indelen;
• Een 13e maand;
• Een auto, Laptop en telefoon;
• De mogelijkheid om hybride te werken (bij een fulltime dienstverband 50% thuis en 50% op kantoor);
• Volop ruimte voor opleidingen en persoonlijke ontwikkeling;
• Een betrokken, informele en collegiale werkomgeving.